Kriteria Manajer Proyek yang Baik

Seorang manager proyek merupakan seorang professional dalam bidang manajemen proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus dimanage dengan baik oleh manajer proyek yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi yang disyaratkan.

Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi yang mencakup unsur ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan sikap (attitude). Ketiga unsur ini merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang telah direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kenberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek.

Untuk menjadi manajer proyek yang baik, terdapat 9 ilmu yang harus dikuasai. Adapun ke sembilan ilmu yang dimaksud antara lain : Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya, Manajemen Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Pengadaan, Manajemen Komunikasi, Manajemen Resiko, dan Manajemen Integrasi.

Ada 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu :

1. Karakter Pribadinya

- Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.

- Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.

- Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.

- Asertif

- Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.

2. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola

- Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.

- Melaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.

- Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.

- Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.

- Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.

- Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.

- Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.

- Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.

- Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.

- Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

3. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

- Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.

- Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.

- Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.

- Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.

- Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.

- Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.

- Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.

- Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.

- Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.

- Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.

- Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.

- Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.

- Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.

- Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.

- Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.

- Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.

Untuk mencapai keiteria seorang manajer yang baik, seorang manajer dapat mempraktekkan 12 kunci sukses untuk menjadi manajer proyek yang baik seperti berikut :

1. Perencanaan adalah segalanya serta berkelanjutan

Kegiatan yang paling penting bagi manajer proyek adalah terlibat dalam perencanaan yang terukur, sistematis, dan rencana tim yang terlibat mempunyai dasar hanya bertujuan keberhasilan proyek. Dan ketika seseorang ingin mengubah rencana tersebut, manajer proyek harus membuat yang perencanaan konsep yang baru untuk mencerminkan perubahan yang tepat dan benar. Jadi perencanaan dan replanning harus menjadi cara hidup bagi manajer proyek.

2. Manajer Proyek harus merasakan, dan menjadi panutan anggota tim

Karena proyek usaha terbatas dengan waktu terbatas, uang, dan sumber daya lain yang tersedia juga terbatas, jadi mereka harus terus bergerak ke arah penyelesaian. Karena anggota tim rata-rata memiliki prioritas lain, untuk itu peranan manajer proyek untuk menjaga perhatian mereka pada proyek, untuk mencek status secara berkala, melakukan evaluasi dan sebagai pengingat hal-hal yang sangat penting. Proyek yang berhasil menggunakan siklus proyek yang teruji dan terbukti. Model seperti model ISD standar dan lain-lain yang dijelaskan dalam teks ini dapat membantu memastikan bahwa standar profesional dan praktek terbaik yang dibangun dalam rencana proyek. Tidak hanya model ini yang dapat mendukung kualitas, tetapi manajer proyek membantu untuk meminimalkan ulang kesalahan yang terjadi. Jadi ketika waktu atau tekanan anggaran sangat rendah sehingga mendorong mengambil jalan pintas, maka keputusan itu kembali kepada manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mempertahankan siklus proyek.

3. Kegiatan proyek harus divisualisasikan dan dikomunikasikan secara detail

Singkatnya, manajer proyek dan tim proyek harus sejak awal membuat gambar nyata dan menyampaikan kedalam pikiran setiap orang yang terlibat sehingga semua upaya difokuskan pada arah yang sama. Hindari deskripsi samar-samar di semua biaya, memberikan gambaran prototipe rencana dan memastikan bahwa setiap orang setuju untuk itu.

4. Sanggup menyampaikan dan berkembang secara bertahap dalam aproksimasi

Ini hanya terlalu banyak biaya dan risiko terlalu banyak waktu yang dihabiskan dalam pengerjaan ulang untuk melompat dengan kedua kaki dan mulai membangun semua deliverable proyek. Membangun sedikit demi sedikit, mendapatkan review incremental dan persetujuan, dan mempertahankan evolusi dikendalikan.

5. Proyek memerlukan persetujuan jelas oleh sponsor

Persetujuan jelas poin, disertai dengan formal sign-off oleh sponsor, UKM, dan pemangku kepentingan lainnya, harus demarkasi poin dalam evolusi deliverable proyek. It’s ini sederhana: siapa pun yang memiliki kekuatan untuk menolak atau untuk menuntut revisi kiriman setelah mereka selesai harus diperlukan untuk memeriksa dan menyetujui mereka sebagai mereka sedang dibangun.

6. Keberhasilan proyek berkorelasi dengan analisis menyeluruh untuk kebutuhan proyek

Penelitian kami telah menunjukkan bahwa ketika hasil proyek di deliverable yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang didokumentasikan secara menyeluruh, maka ada kemungkinan sukses yang lebih besar proyek. Jadi manajer harus bersikeras bahwa ada kebutuhan bisnis yang didokumentasikan untuk proyek tersebut sebelum mereka setuju untuk mengkonsumsi sumber daya organisasi dalam menyelesaikannya.

7. Tanggung jawab Manajer Proyek harus diimbangi dengan otoritas setara

Ini tidak cukup untuk bertanggung jawab atas hasil proyek, manajer proyek harus meminta dan memperoleh kewenangan yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Secara khusus, manajer harus memiliki wewenang untuk mendapatkan dan mengkoordinasikan sumber daya, meminta dan menerima kerjasama UKM, dan membuat tepat, keputusan yang mengikat yang berdampak pada keberhasilan proyek.

8. Para manajer proyek harus berjuang untuk waktu untuk melakukan hal yang benar

Dalam pekerjaan kami dengan manajer proyek ini kita sering mendengar keluhan: “Kami selalu tampaknya memiliki waktu untuk melakukan proyek di atas, saya hanya berharap kami telah meluangkan waktu untuk melakukannya dengan benar di tempat pertama! “Proyek harus memiliki cukup waktu yang tersedia untuk” melakukannya benar pada kali pertama. “Dan manajer proyek harus berjuang untuk kali ini dengan menunjukkan kepada sponsor dan manajer puncak mengapa perlu dan bagaimana waktu yang dihabiskan akan menghasilkan kualitas.

9. manajer proyek harus memperoleh orang-orang terbaik

Dengan akuisisi orang-orang terbaik – yang paling terampil, yang paling berpengalaman, yang terbaik yang memenuhi syarat – manajer proyek sering dapat mengkompensasi waktu terlalu sedikit atau uang atau kendala proyek lainnya. manajer proyek harus berfungsi sebagai advokasi untuk para anggota tim yang berharga, membantu melindungi mereka dari gangguan luar dan membantu mereka mendapatkan alat-alat dan kondisi kerja yang diperlukan untuk menerapkan bakat mereka.

10. Pemilik proyek dan pemegang saham harus menjadi peserta aktif, bukan pelanggan pasif

Kebanyakan sponsor proyek dan stakeholder berhak menuntut kewenangan untuk menyetujui deliverable proyek, baik seluruhnya atau sebagian. Seiring dengan otoritas ini datang tanggung jawab untuk menjadi peserta aktif dalam tahap-tahap awal proyek (membantu untuk menentukan kiriman), untuk menyelesaikan review dari kiriman interim secara tepat waktu (menjaga proyek bergerak), dan membantu mempercepat manajer proyek akses ke UKM, anggota audiens target, dan dokumentasi penting.

11. Proyek harus mempunyai nilai komersil

Ada kalanya manajer proyek harus berfungsi sebagai tenaga penjual untuk menjaga komitmen para stakeholder dan sponsor. Dengan rencana proyek di tangan, manajer proyek mungkin perlu secara berkala mengingatkan orang tentang perlunya bisnis yang sedang dipenuhi dan bahwa kontribusi mereka sangat penting untuk membantu memenuhi kebutuhan ini.

12. Manajemen puncak harus aktif menyusun prioritas

Pada saat ini lebih ramping, organisasi otonom mengelola, tidak jarang untuk proyek anggota tim diharapkan untuk memainkan peran aktif tim banyak proyek pada waktu yang sama. Pada akhirnya, ada tiba saatnya ketika sumber daya yang membujur ke batas mereka dan ada terlalu banyak proyek akan selesai dengan sukses. Sebagai tanggapan, beberapa organisasi telah mendirikan Kantor Proyek terdiri dari manajer puncak dari semua departemen untuk bertindak sebagai clearinghouse untuk proyek-proyek dan permintaan proyek. Kantor Proyek review misi keseluruhan organisasi dan strategi, menetapkan kriteria untuk pemilihan proyek dan pendanaan, monitor beban kerja sumber daya, dan menentukan proyek prioritas yang cukup tinggi untuk disetujui. Dengan cara ini manajemen puncak memberikan kepemimpinan yang diperlukan untuk mencegah kemacetan multi-proyek.

Seorang manajer proyek yang baik juga harus mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri sendiri yang bisa diperoleh melalui kursus manajemen proyek. Adapun panduan referensi standart internasional yang kerap dipergunakan dalam bidang manajemen proyek adalam PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Setelah seorang manajer proyek dirasa cukup menguasai bidang pekerjaan yang sedang dijalani, maka disarankan untuk dapat mengambil sertifikasi manajemen proyek. Mereka yang berhasil mendapatkan sertifikasi ini akan memperoleh gelar PMP (Project Management Professional) dibelakang namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.

Sumber :

http://www.gbaconsultant.co.id/kunci=sukses-manajer-proyek

http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-proyek

http://www.setiabudi.name/archives/990

http://manajemenproyek.net/